• Uma documentação precisa sobre as transações e demonstrações financeiras, incluindo contratos e recibos de entrega, é de extrema importância em um programa anticorrupção.
• Estes “livros contábeis e de registros” são a base para que as verificações de balanço identifiquem irregularidades. Eles também apresentam provas em caso de deficiências ou irregularidades.
• Os colaboradores que tentam subornar clientes ou parceiros comerciais devem ter os recursos financeiros à sua disposição para esse fim, seja pagando por um presente caro, proporcionando hospitalidade excessiva, seja oferecendo outros benefícios em espécie. Nos casos onde estas vantagens não puderem ser camufladas como despesas empresariais legítimas, o colaborador precisará de contas bancárias ou reservas de dinheiro que não estejam documentadas nos livros e registros financeiros de uma empresa.
  
• Em geral, denomina-se como “caixa 2” as contas que não são declaradas.
  
• Pode-se usar várias táticas para corroborar as contas não declaradas, incluindo o registro de despesas inexistentes ou superfaturamento de serviços como comissões.
• O estabelecimento e o uso de “caixa 2” não somente infringem as disposições antissuborno das leis relevantes, mas também violam disposições relacionadas à contabilidade aplicáveis em legislações tributárias relevantes, como tributária e contábeis. Por exemplo, a Lei dos Estados Unidos sobre Práticas de Corrupção no Exterior (FCPA) têm duas disposições centrais: (i) medidas antissuborno; e (ii) livros, registros e medidas internas de controle.
  

• Em razão da sua natureza mascarada, é difícil detectar atividades fraudulentas, tais como ganhos que são inflacionados ao simplesmente exagerar ou classificar uma receita incorretamente, ou mesmo a criação de um “caixa 2”; com frequência, essas atividades se apoiam em crimes contábeis para ocultar sua existência e disfarçar os meios que lhes sustentam.
• A identificação desses caixas e as ações correlacionadas requer noção detalhada de um negócio, bem como conhecimentos especializados de contabilidade, por exemplo, para estabelecer um ponto de referência de pedidos de comissões em relação a valores do mercado, e determinar se estes são proporcionáveis aos serviços que foram prestados.
  

As empresas devem abordar a questão da manutenção e registros contábeis nos seus programas anticorrupção no contexto da sua exposição a riscos inerentes à sua situação em particular.
Além disso, deve-se levar em conta garantias práticas para mitigar os riscos de que a contabilidade financeira e a manutenção de registros sejam usadas para fins corruptos, incluindo:

• Todas as transações, os ativos e passivos devem ser exatos e estar fielmente refletidos nos livros contábeis e de registros de uma empresa, em pormenor e amparados pela documentação original.
• Todas as transações devem ser registradas somente nos livros oficiais da empresa.
• Deve-se proibir contas que não forem registradas, como as de “caixa 2”.
• As transações, os ativos e passivos devem ser registrados dentro do prazo e estar em ordem cronológica.
• Os livros contábeis e de registros tem que ser protegidos para impedir sua destruição, alterações inapropriadas ou não autorizadas, ou divulgações, sejam intencionais ou não.
• Os livros e os registros não devem ser destruídos antes do vencimento de qualquer limite de tempo imposto pelas autoridades públicas.
• Toda transação dever ser registrada de maneira consistente, desde sua origem até seu encerramento.
• As transações devem ter um propósito genuíno e legítimo.
• Os registros eletrônicos devem ser mantidos de forma que não possam ser apagados ou reescritos. Do mesmo modo, devem ser organizados, produzidos e reproduzidos imediatamente.

Além disso, deve-se separar as obrigações para garantir que nenhum colaborador seja responsável por mais de uma etapa em uma transação.

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