Hospitalidade, viagens e entretenimento

Possível cenário

Sua empresa está atualmente negociando um contrato de peso com um governo internacional. Para demostrar a capacidade técnica da sua oferta, você convida uma delegação governamental para uma conferência no seu país. Sua empresa paga as passagens aéreas em classe executiva, hospedagem em um hotel cinco estrelas e outras despesas da viagem.
Uma vez que a palestra acontece antes do fim de semana, sua empresa também oferece um fim de semana “all inclusive”, como passeios turísticos e ida a um jogo de futebol.

I. Compreendendo o risco

 
 

Nem todo ato relacionado à corrupção é tão facilmente reconhecível como o de subornar um servidor público. A corrupção pode se revelar muito mais sutil, o que dificulta para os colaboradores reconhecerem sem dúvidas qual é o seu objetivo. Este é o caso, em especial, de práticas empresariais que são lícitas, mas talvez sejam feitas de forma abusiva para mascarar atos de corrupção.

  • Hospedagem, viagens e entretenimento são gastos legítimos aos quais as empresas recorrem com frequência para construir e manter boas relações comerciais, bem como para demonstrar suas capacidades quando recebem visitas nas suas instalações.
  • Estes gastos, contudo, também podem ser usados de maneira abusiva para mascarar atos de corrupção. Por exemplo, uma empresa pode lançar mão de hospedagem, viagens e entretenimento para oferecer um benefício indevido a um servidor público a fim de influenciar uma decisão de um processo de licitação a seu favor.
  • Hospedagem, viagens e entretenimento podem ser usados indevidamente como suborno por qualquer um dos lados da transação:
    1. Um colaborador promete, propõe ou proporciona hospedagem, viagens e entretenimento com a intenção de receber como contraprestação um benefício inapropriado; ou
    2. Um colaborador solicita ou aceita esta hospedagem, viagens e entretenimento com a intenção de proporcionar um benefício inapropriado como contraprestação.

II. Reconhecendo desafios práticos

 
 
  • As empresas que operam em vários países lidam com uma série de práticas aduaneiras e comerciais, o que lhes dificulta realizar procedimentos uniformes que incluam todas as instâncias internas da empresa..
  • Oferecer e aceitar hospedagem está profundamente enraizado na cultura de negócios. Impor restrições a seu uso, como a necessidade de aprovação por parte de um supervisor, pode se tornar estratégia de evasão, a saber:
    1. Evasão de procedimentos oficiais (por exemplo, rotulagem inadequada dos gastos); ou até
    2. Rejeição de todo o programa.
  • Mesmo políticas anticorrupção claras, visíveis e acessíveis podem ser insuficientes para dissuadir os colaboradores de fazer ou receber ofertas inapropriadas, por diferentes razões, incluindo:
    1. A preocupação de que a repercussão dessas políticas para uma contraparte comercial, por exemplo, ao escolher um restaurante menos caro, seja percebida como mesquinha.
    2. A preocupação de que recusar um convite pode ser considerado ofensivo.
    3. A percepção de que “todo o mundo está fazendo [o mesmo]”.
  • Os colaboradores que desejam subornar um parceiro comercial devem dispor dos recursos para esse objetivo. Hospedagem, viagens e entretenimento talvez sejam uma forma especialmente atraente de mascarar atos de corrupção, pois podem ser pagos e registrados como despesas legítimas. Isto pode ser muito mais simples do que tentar disfarçar transferência monetária por meio de contas complicadas e não declaradas.

III. Mitigando o risco

 
 

As empresas devem tratar de abordar o tema de despesas com hospedagem, viagens e entretenimento nos seus programas anticorrupção no contexto da sua exposição a riscos inerentes à sua situação em particular.
Não obstante, a legitimidade geral destas despesas também pode significar que uma empresa tenha que envidar esforços consideráveis para comunicar estes riscos, bem como a importância de cumprir plenamente os procedimentos oficiais.
Além disso, garantias práticas para mitigar o uso indevido de hospedagem, viagens e entretenimento como um meio de suborno engloba os seguintes aspectos:

  • Estabelecer diretrizes detalhadas, por exemplo, em forma de checklists ou árvores de decisão, para explicar se é ou não apropriado aceitar ou oferecer o pagamento de despesas de hospedagem, viagens e entretenimento.
  • Adaptar as diretrizes mencionadas a circunstâncias locais, como limites pecuniários na moeda local de um país.
  • Incentivar os colaboradores a utilizar o “teste do jornal”: eles ainda se sentiriam confortáveis quanto à legitimidade das suas ações caso elas fossem estampadas na primeira página do jornal local?

Casos de treinamento

Jantar com um servidor público estrangeiro [TI UK BA, Cenário 3]

Despesas de viagens pagas a um servidor público estrangeiro para visitar as instalações da empresa [TI UK BA, Cenário 4]

Hospedagem oferecida a um servidor público estrangeiro numa empresa do Reino Unido [TI UK BA, Cenário 5]

Conferência da indústria farmacêutica em um resort com “all inclusive” [TI UK BA, Cenário 7]

Hospedagem usada como pagamento de facilitação para garantir uma licença [TI UK HTB, Página 8]

Leituras recomendadas

“How To Bribe – A Typology Of Bribe-Paying And How To Stop It”, Seção 1.2

“The 2010 UK Bribery Act Adequate Procedures – Guidance on good practice procedures for corporate anti-bribery programmes”, Capítulo 5.1.2

“An Anti-Corruption Ethics and Compliance Programme for Business: A Practical Guide”, Capítulo E.2