Akuntansi dan pencatatan

Kemungkinan skenario

Menjelang waktu tutup buku perusahaan, seorang manajer proyek dengan sengaja melebih-lebihkan nilai keuntungan dari proyek yang ia tangani agar ia bisa mendapat bonus lebih besar.

I. Memahami risiko

 
 
  • Pendokumentasian transaksi dan pencatatan keuangan, termasuk kontrak dan tanda terima, secara akurat menjadi hal yang amat penting dalam program antikorupsi.
  • “Buku dan catatan” menjadi dasar pengecekan untuk mendeteksi penyimpangan. Buku dan catatan bisa memberi bukti apabila terdapat kelemahan atau penyimpangan.
  • Pegawai yang ingin menyuap klien atau mitra usaha tentunya harus memiliki sumber dana yang bisa digunakan untuk membeli hadiah mewah, memberikan jamuan mahal, atau menyediakan fasilitas lain dalam bentuk selain uang. Apabila fasilitas tersebut tidak bisa disembunyikan sebagai pengeluaran yang sah, pegawai yang bersangkutan akan memerlukan rekening bank atau cadangan uang tunai yang tidak tercatat dalam pembukuan dan pencatatan keuangan perusahaan.
  • Akun atau rekening di luar pembukuan resmi perusahaan tersebut (off-the-books accounts) sering disebut dengan nama “slush funds” (dana taktis).
  • Ada berbagai taktik yang mungkin digunakan untuk menjaga keberadaan akun tak resmi tersebut, termasuk misalnya mencatatkan pengeluaran yang sebenarnya tidak pernah terjadi, atau menggelembungkan biaya jasa sebagai komisi.
  • Pembentukan dan penggunaan dana taktis (slush fund) bukan saja merupakan suatu bentuk pelanggaran atas ketentuan antisuap di aturan hukum yang ada, namun juga merupakan pelanggaran atas ketentuan akuntansi yang berlaku sebagaimana tercantum dalam aturan hukum terkait perpajakan dan akuntansi. Misalnya, Undang-undang di Amerika tentang Praktik Korupsi di Luar Amerika (FCPA, Foreign Corruption Practices Act) memuat dua ketentuan: (i) ketentuan antisuap; dan (ii) ketentuan tentang pembukuan dan pencatatan serta sistem pengendalian internal (SPI).

II. Menyadari tantangan praktiss

 
 
  • Karena sifatnya yang penuh rahasia, perbuatan curang seperti misalnya menggelembungkan pendapatan dengan cara meninggikan angka perolehan atau dengan cara menempatkan penerimaan pada kategori yang tidak sesuai, atau dengan membentuk slush funds (dana taktis), sulit terdeteksi, dan kadang melanggar aturan akuntansi agar kecurangan tersebut bisa disembunyikan, serta untuk menyamarkan cara perbuatan tersebut dilakukan.
  • Identifikasi atas dana tersebut serta perbuatan yang terkait akan memerlukan pemahaman terperinci atas suatu bidang usaha dan juga keahlian di bidang akuntansi, misalnya untuk menetapkan tolok ukur permintaan komisi dibandingkan dengan nilai pasar, serta menentukan apakah besaran tersebut sebanding dengan layanan yang diberikan.

III. Memitigasi risiko

 
 

Perusahaan harus memperhatikan akuntansi dan pencatatan dalam program antikorupsi mereka, dalam konteks seberapa besar perusahaan tersebut terpapar pada risiko.
Selain itu, upaya pengamanan yang sifatnya praktis hendaknya juga diperhatikan untuk dapat memitigasi risiko penyalahgunaan pembukuan dan pencatatan keuangan untuk korupsi, termasuk:

  • Seluruh transaksi, aset, dan kewajiban hendaknya tergambarkan secara akurat dan wajar dalam buku dan catatan perusahaan, dengan perincian yang wajar/dapat diterima, dan didukung dengan dokumen asli.
  • Seluruh transaksi hendaknya dicatat hanya dalam pembukuan resmi perusahaan.
  • Akun di luar buku besar perusahaan (off-the-books accounts), seperti misalnya “slush funds” (dana taktis), hendaknya dilarang.
  • Transaksi, aset, dan kewajiban hendaknya dicatat pada waktunya dan secara kronologis (sesuai dengan urutan waktu terjadinya).
  • Buku dan catatan harus diamankan agar terhindar dari kerusakan, baik yang disengaja maupun yang tidak disengaja, serta dari perubahan yang tidak benar atau yang dilakukan tanpa izin, atau pengungkapan.
  • Buku dan catatan hendaknya tidak dimusnahkan sebelum berakhirnya batas waktu yang ditetapkan oleh aturan hukum (untuk menyimpan catatan pembukuan).
  • Tiap transaksi hendaknya dicatat secara konsisten, mulai dari awal hingga akhir.
  • Transaksi hendaknya dilakukan dengan tujuan yang benar dan sah adanya.
  • Catatan elektronik hendaknya disimpan dalam bentuk yang tidak dapat dihapus dan tidak dapat ditulis ulang, tertata rapi, dan dapat dengan segera ditunjukkan atau ditampilkan salinannya.

Selain itu, hendaknya dilakukan pembagian tugas untuk memastikan agar tidak ada pegawai yang bertanggung jawab atas lebih dari satu langkah dalam suatu transaksi.

Training cases

Inflated invoices: bribes paid by intermediaries masked as payments for unspecified services
[TI UK HTB, Page 24]

Bribery through an off-shore registered company
[TI UK HTB, Page 31]

Bribery using an off-shore bank account
[TI UK HTB, Page 32]

False invoicing: supply of less equipment
[GIACC, Example 16]

Suggested reading

"How To Bribe – A Typology Of Bribe-Paying And How To Stop It”, Section 2.3

“The 2010 UK Bribery Act Adequate Procedures – Guidance on good practice procedures for corporate anti-bribery programmes”, Chapter 6.9

“An Anti-Corruption Ethics and Compliance Programme for Business: A Practical Guide”, Chapter G