Hospedaje, viajes y entretenimiento

Escenario potencial

Su empresa está negociando actualmente un contrato de gran cuantía con un gobierno extranjero. Para demostrar la capacidad técnica de su ofrecimiento, usted invita a una delegación gubernamental a una conferencia en su país. Su empresa paga por tiquetes de avión en clase ejecutiva, hospedaje en un hotel de cinco estrellas y otros viáticos.
Dado que la conferencia toma lugar antes del fin de semana, su empresa también provee una estadía de fin de semana con todo incluido, visitas a atracciones turísticas y la asistencia a un partido de fútbol.

I. Comprendiendo el riesgo

 
 

No toda actividad relacionada con eventos de corrupción es tan fácil de reconocer como un maletín lleno de dinero en efectivo para sobornar a un servidor público. La corrupción puede ser mucho más sutil que eso; haciéndole difícil a los empleados reconocer de manera inequívoca cuál es su objetivo. Ese es especialmente el caso de prácticas de negocios que son lícitas, pero que pueden ser hechos de forma abusiva para disfrazar actos de corrupción.

  • Hospedaje, viajes y entretenimiento son gastos legítimos en los que las empresas incurren frecuentemente para construir y mantener buenas relaciones de negocios, así como para demostrar sus capacidades en caso de recibir visitas a sus instalaciones.
  • Sin embargo, dichos gastos también pueden ser usados de manera abusiva para disfrazar actos de corrupción. Por ejemplo, una empresa puede hacer uso de hospedaje, viajes y entretenimiento para proveer una ventaja excesiva a un servidor público, y de esta manera ejercer su influencia en una decisión de licitación a su favor.
  • Por esta razón, proveer hospedaje, viajes y entretenimiento representa un riesgo en relación con factores circunstanciales y proporcionalmente, en vez de ser una acción en sí misma.
  • Hospedaje, viajes y entretenimiento pueden ser usados de manera abusiva en cualquiera de las dos partes de la transacción:
  1. Un empleado promete, ofrece o da hospedaje, viajes y entretenimiento con la intención de recibir a cambio un beneficio inapropiado; o,
  2. Un empleado solicita o acepta dicho hospedaje, viajes y entretenimiento con la intención de proveer un beneficio inapropiado a cambio.

II. Reconociendo retos prácticos

 
 
  • Las empresas que tienen operaciones en varios países se enfrentan a una serie de prácticas aduaneras y de negocios, dificultándoles ejecutar procedimientos uniformes y que incluyan varias instancias internas de la compañía.
  • Ofrecer y aceptar hospedaje está profundamente enraizado en la cultura de hacer negocios. Poner restricciones a su uso, tal como el requisito de la aprobación por parte de un supervisor, puede resultar en estrategias de evasión, como:
  1. Evasión de procedimientos oficiales (por ejemplo, cambiar el rubro de gastos), o incluso,
  2. Rechazo del programa en su totalidad
  • Incluso las políticas anticorrupción claras, visibles y asequibles pueden ser insuficientes para disuadir a empleados de hacer o recibir ofertas inapropiadas, por varios motivos, incluyendo los siguientes:
  1. La preocupación de que transmitir dichas políticas a la contraparte de negocios se perciba como malintencionada, por ejemplo cuando se selecciona un restaurante menos costoso.
  2. La preocupación de que rechazar una invitación pueda ser interpretada como una ofensa.
  3. La percepción de que “todo el mundo lo está haciendo”.

III. Mitigando el riesgo

 
 

Las empresas tienen que abordar los gastos de hospedaje, viajes y entretenimiento en sus programas anti-corrupción según su contexto particular de exposición al riesgo.

Sin embargo, la legitimidad general de dichos gastos puede también significar que una compañía tenga que invertir en un esfuerzo considerable de comunicar dichos riesgos, así como la importancia de cumplir a cabalidad con los procedimientos oficiales.

Adicionalmente, las salvaguardas prácticas para mitigar el uso inapropiado de hospedaje, viajes y entretenimiento como forma de sobornar incluyen lo siguiente:

  • Establecer directrices detalladas, por ejemplo en forma de checklists o árboles de decisión para así explicar si es o no apropiado aceptar u ofrecer gastos de hospedaje, viajes y entretenimiento.
  • Adaptar dichos lineamientos a circunstancias locales, tales como umbrales monetarios en la moneda doméstica de un país.
  • Animar a los empleados a hacer uso del “test del periódico”: ¿todavía se sentirían cómodos si la legitimidad de sus acciones fuera reportada en la página principal del periódico local?

Casos de entrenamiento

Cena con un servidor público extranjero [TI UK BA, Escenario 3]

Viáticos pagados a un servidor público extranjero para visitar las instalaciones de la empresa [TI UK BA, Escenario 4]

Hospedaje dado a un servidor público extranjero en una empresa del Reino Unido [TI UK BA, Escenario 5]

Conferencia de la industria farmacéutica en un hotel resort en el extranjero [TI UK BA, Escenario 7]

Hospedaje utilizado como facilitador del pago para asegurar una licencia [TI UK HTB, Página 8]

Lecturas recomendadas

“How To Bribe – A Typology Of Bribe-Paying And How To Stop It”, Section 1.2

“The 2010 UK Bribery Act Adequate Procedures – Guidance on good practice procedures for corporate anti-bribery programmes”, Chapter 5.1.2

“An Anti-Corruption Ethics and Compliance Programme for Business: A Practical Guide”, Chapter E.2