Contabilidad y gestión de registros

Escenario potencial

Cerca del cierre financiero de su compañía, un gestor de proyectos deliberadamente exagera la rentabilidad de sus proyectos para así mejorar su bono de rendimiento.

I. Comprendiendo el escenario

 
 
  • Una documentación acertada de transacciones financieras y registros, incluyendo contratos y recibos de entrega, es de suma importancia en un programa anticorrupción.
  • Estos ‘libros contables y registros’ son la base para que las ‘revisiones y balances’ detecten irregularidades. Estos también proveen evidencia en caso de debilidades o irregularidades.
  • Los empleados que intenten sobornar a clientes o socios de negocios tienen que tener a su disposición los recursos financieros para tal propósito, sea pagando por un regalo costoso, brindando una hospitalidad excesiva, o también suministrando otro tipo de beneficios amables. En los casos en los cuales tales ventajas no puedan ser disfrazadas como gastos legítimos de negocios, el empleado necesitará cuentas de banco o reservas de dinero en efectivo que no estén documentadas en los libros financieros y registros de una empresa.
  • Dichas cuentas no registradas son referidas comúnmente como “fondos para la corrupción”.
  • Varias tácticas pueden ser usadas para apoyar dichos libros contables no registrados, incluyendo el registro de gastos inexistentes, o sobretasando por servicios tales como comisiones.
  • El establecimiento y uso de “fondos para la corrupción” puede no sólo infringir estipulaciones en leyes relevantes, sino también constituir infracciones a disposiciones contables contenidas en normas tributarias o contables relevantes. Por ejemplo, el US Foreign Corruption Practices Act (FCPA) (Ley de los EEUU de Prácticas Corruptas en el Extranjero) contiene dos disposiciones: (i) las estipulaciones anti-sobornos; y (ii) los libros y registros así como las disposiciones internas de control.

II. Reconociendo retos prácticos

 
 
  • Por su naturaleza confidencial, las actividades fraudulentas tales como inflar ganancias al simplemente exagerar o clasificar erróneamente ingresos, o el establecimiento de “fondos para la corrupción”, son difíciles de detectar y usualmente se apoyan en crímenes contables para así esconder su existencia, y disfrazar los medios que los facilitan.
  • Identificando tales fondos y sus acciones correspondientes requiere un conocimiento detallado de un negocio, así como experticia contable, por ejemplo para poner como punto de referencia requerimientos de comisiones en contra de los valores de mercado, y determinar si éstos son proporcionales a los servicios prestados.

III. Mitigando el riesgo

 
 

Las empresas tienen que abordar el mantenimiento contable y sus registros en sus programas anticorrupción dado el contexto propio de su exposición a riesgos.
Adicionalmente, las salvaguardas prácticas deben ser consideradas para mitigar los riesgos de la contabilidad financiera y el mantenimiento de registros que sean usados con fines corruptos, incluyendo:

  • Todas las transacciones, activos y pasivos deben estar reflejados de forma acertada y justa en los libros contables y registros de una empresa, en detalle razonable, y apoyados por la documentación original.
  • Todas las transacciones deben estar registradas únicamente en los libros contables de la empresa.
  • Las cuentas no registradas, tales como “fondos para la corrupción”, deben estar prohibidas.
  • Las transacciones, activos y pasivos deben ser registrados a tiempo y estar en orden cronológico.
  • Los libros contables y registros tienen que ser protegidos para prevenir la destrucción intencional o no-intencional, alteraciones inapropiadas o no autorizadas, o revelaciones.
  • Los libros y registros no deben ser destruidos antes del vencimiento de cualquier límite de tiempo impuesto por las autoridades públicas.
  • Cada transacción debe ser registrada consistentemente, desde su origen hasta su finalización.
  • Las transacciones deben tener un propósito genuino y legítimo.
  • Los registros electrónicos deben ser mantenidos de tal manera que no puedan ser borrados o reescritos. Igualmente deben estar organizados e inmediatamente producidos y reproducidos.

Adicionalmente, los deberes deben ser separados para asegurar que ningún empleado tenga responsabilidad por más de un paso en una transacción.

Casos de entrenamiento

Recibos inflados: sobornos pagados por intermediarios enmascarados como pagos por servicios no especificados [TI UK HTB, Página 24]

Sobornos a través de una empresa registrada en el extranjero [TI UK HTB, Página 31]

Sobornos usando una cuenta de banco en el exterior [TI UK HTB, Página 32]

Recibos falsificados: provisión menor de equipamiento [GIACC, Ejemplo 16]

Lecturas recomendadas

"How To Bribe – A Typology Of Bribe-Paying And How To Stop It”, Sección 2.3

“The 2010 UK Bribery Act Adequate Procedures – Guidance on good practice procedures for corporate anti-bribery programmes”, Capítulo 6.9

“An Anti-Corruption Ethics and Compliance Programme for Business: A Practical Guide”, Capítulo G