Accounting und Buchhaltung

Potenzielles szenario

Kurz vor dem Hauptabschluss Ihres Unternehmens gibt eine Projektmanagerin den Ertragswert ihrer Projekte absichtlich höher an, um ihren leistungsabhängingen Bonus zu erhöhen.

I. das risiko verstehen

 
 
  • Ein akkurate Dokumentation von finanziellen Transaktionen und Unterlagen, etwa Verträgen und Lieferbelegen, ist zentral für ein Anti-Korruptionsprogramme.
  • Diese “Bücher und Unterlagen” sind die Basis für eine gegenseitige Kontrolle zum Aufdecken von Unregelmäßigkeiten.
  • Angestelte, die versuchen Kunden oder Geschäftspartner zu bestechen müssen die finanziellen Ressourcen haben, um dies zu tun. Etwa um ein teures Geschenk zu koaufen, exklusive Hospitality zu leisten oder um andere Sachleistungen bereitzustellen. Wenn diese Vorteile nicht als legitime Geschäftsausgaben verschleiert werden können, muss der Angestellte Bankkonten oder Bargeldreserven, die nicht in den Finanzbüchern und -unterlagen des Unternehmens dokumentiert sind.
  • Solche "schwarzen" Konten werden oft als "Schmiergeldkassen" bezeichnet.
  • Verschiedene Taktiken werden genutzt, um diese "schwarzen" Konten zu stützen, etwa die Erfassung von nicht-getätigten Ausgaben in den Büchern, oder das höhere Bepreisen von Dienstleistungen, etwas Provisionszahlungen.
  • Die Schaffung und Nutzung von Schmiergeldkassen verstößt nicht nur gegen Anti-Bestechungsvorschriften in den relevanten Gesetzen sondern stellt auch eine Verletzung der maßgeblichen Accountingvorschriften in den relevanten Gesetzen, etwa Steuer- oder Buchführungsgesetzen. Zum Beispiel beinhaltet der US Foreign Corruption Practices Act (FCPA) zwei Vorschriften: (i) die Anti-Bestechungsvorschriften; und (ii) die Bücher und Unterlagen und internen Kontrollvorschriften.

II. bewusstsein für herausforderungen entwickeln

 
 
  • Durch die verschwiegene Natur vertrauen betrügerischer Aktivitäten, etwa überhöhter Erträge oder einfach durch die höhere Darstellung oder falschen Klassifizierung von Umsätzen, oder der Einführung von Schmiergeldkassen, oft auf buchhalterische Vergehen, um ihre Existenz zu verbergen. So sind sie schwierig festzustellen
  • Um solche Gelder und damit verbundene Aktionen zu ermitteln müssen detaillerte Kenntnisse über ein Unternehmen bestehen und zudem Buchhaltungskenntnisse vorherrschen, etwa um Provisionszahlungsanforderungen gegen Marktwerte in Maßstab zu setzen und um zu ermitteln, ob deren Höhe der Dienstleistung angemessen sind.

III. das risiko vermindern

 
 

Unternehmen müssen Accounting und Buchhaltung in ihren Anti-Korruptionsprogrammen entsprechend ihres Risikoprofils erfassen..
Zusätzliche praktische Schutzmaßnahmen sollten bedacht werden, um Risiken im Bereich der Finanzbuchhaltung zu mindern, sodass diese nicht als Korruption missbraucht werden. Diese umfassen:

  • Alle Transaktions, Aktiva und Passiva sollen genau und ordnungsgemäß in den Geschäftsbüchern und Akten des Unternehmens erfasst sein - mit ausreichenden Details und originaler Dokumentation.
  • Alle Transaktionen sollen nur in den offiziellen Geschäftsbüchern der Firma erfasst werden.
  • "Schwarze" Konten, etwa Schmiergeldkassen sollen verboten werden.
  • Transaktions, Aktiva und Passiva sollen zeitnah und chronologisch erfasst werden.
  • Geschäftsbücher und Akten müssen geschützt werden, um bewusste oder unbewusste Vernichtung, unsachgemäße oder unerlaubte Veränderungen oder Offenlegungen entgegen zu wirken.
  • Geschäftsbücher und Akten sollen nicht vor Ablauf der rechtlichen Zeitvorgaben zerstört werden.
  • Jede Transaktion soll vom Anfang bis zu Ende stets erfasst werden.
  • Transaktionen sollen einen einzigen legitimen Zweck verfolgen.
  • Elektronische Unterlagen sollten in nicht-löschbarer und nicht-abänderbarer Form erfasst werden, um so  organisiert und oder produziert oder reproduziert werden zu können.

Zusätzlich sollten Aufgabenbereiche geteilt werden, um sicherzustellen, dass kein Angestellter für mehr als einen Schritt in einer Tranaktion zuständig ist.

Trainingsfälle

Inflated invoices: bribes paid by intermediaries masked as payments for unspecified services
[TI UK HTB, Seite 24]

Bribery through an off-shore registered company
[TI UK HTB, Seite 31]

Bribery using an off-shore bank account
[TI UK HTB, Seite 32]

False invoicing: supply of less equipment
[GIACC, Beispiel 16]

Weiterführende Lektüre

"How To Bribe – A Typology Of Bribe-Paying And How To Stop It”, Section 2.3

“The 2010 UK Bribery Act Adequate Procedures – Guidance on good practice procedures for corporate anti-bribery programmes”, Kapitel 6.9

“An Anti-Corruption Ethics and Compliance Programme for Business: A Practical Guide”, Kapitel G